Resulta sumamente valioso que los
registros que Ud. tiene sobre saldos de sus clientes y/o proveedores coincidan
con los que ellos mismos tienen respecto de Ud. Esto es: comprobar que lo que
Ud. piensa que su cliente le debe, el mismo está de acuerdo.
Esta comprobación es una práctica
habitual y está regulada para entidades financieras porque ya no estamos
hablando solo de deudas sino de inversiones y saldos en cajas de ahorro,
cuentas corrientes y vigencias de plazos fijos. Sin embargo, es una "buena
práctica" a seguir en empresas de cualquier índole (incluso en entidades
de servicio o industriales).
El proceso, conocido como
"Circularización" abarca desde:
1. Determinación
del tiempo al cual ha de referirse la comprobación (momento de corte),
2. Qué
productos incluir,
3. Obtener su
inventario contable conciliado con las cuentas asociadas al producto.
4. Determinación
de la forma de la circularización (total o por muestreo y de qué tipo)
5. Armado del
muestreo propiamente dicho incluyendo "testigos" de distribución.
6. Armado del
contenido de la carta o comunicación al cliente con su correspondiente asesoría
legal.
7. Impresiones,
8. Distribución,
9. Armado de la
base de datos esperando respuesta,
10. Seguimiento
de las respuestas,
11. Análisis de
las respuestas disparando eventuales investigaciones por diferencias.
12. Conclusión
final sobre la razonabilidad de sus saldos contables.
Cada una de estas tareas debe ser hecha
de manera tal que se asegure su transparencia, integridad y por ende debe ser
documentada y archivada de manera de demostrar lo "aséptica" de la
misma, a sus gerentes, accionistas o inclusive entidades regulatorias.
Nosotros estamos en condiciones de
realizar cualquiera de las tareas indicadas más arriba, en los tiempos y formas
que Ud. necesite.
